Persondata i rekrutteringsprocessen

Herunder finder du oplysninger vedrørende vores behandling af persondata, når du søger en konkret stilling eller søger uopfordret hos Aalborg Lufthavn

1. Behandling af persondata ved rekruttering

Formålet med at indsamle personoplysninger om dig i rekrutteringsprocessen er at vurdere, om du er en kvalificeret kandidat til en ledig stilling hos Aalborg Lufthavn.

Når du søger uopfordret eller en konkret stilling hos os, modtager og behandler vi en række personoplysninger om dig. Det gør, at vi er dataansvarlige for de personoplysninger, som vi behandler om dig.

I forbindelse med rekrutteringsprocessen behandler vi almindelige personoplysninger om dig, men det kan også ske, at vi behandler særlige personoplysninger, CPR-nr. eller oplysninger om strafbare forhold.

I denne skrivelse kan du læse mere om, hvilke oplysninger vi behandler om dig, når du søger en stilling hos os.

2. Databeskyttelsesrådgiver

Vi har en databeskyttelsesrådgiver. Hvis du har spørgsmål om de personoplysninger, vi behandler om dig, er du velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver (Data Protection Officer):

Søren Bjerg
Ny Lufthavnsvej 100
9400 Nørresundby
Mail: dpo@aal.dk
Tlf. +45 96357754

3. Når vi modtager din ansøgning

Du modtager en automatisk bekræftelse, når din ansøgning er registreret i vores rekrutteringssystem, som du tilgår via vores hjemmeside. I rekrutteringsprocessen er det de personoplysninger, du selv har indtastet i ansøgningsformularen, der bliver registreret. Derudover opbevarer vi de oplysninger, der fremgår af din ansøgning, CV og andre medsendte dokumenter, du har valgt at uploade.

Det vil typisk være følgende oplysninger: Navn, adresse, fødselsdato, køn, telefonnummer, e-mailadresse, ægteskabelig status, uddannelse(r), karrierehistorik, kørekortoplysninger, anbefalinger/referencer. Vi registrerer de fremsendte oplysninger i vores rekrutteringssystem HR Skyen.

Vi anvender databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (b) som hjemmel, da der er tale om personoplysninger, som du selv har fremsendt til os med henblik på at blive ansat.

3.1 Vi vurderer ansøgningen

Uopfordret ansøgning: Vi vurderer en ansøgers profil og kvalifikationer specifikt, hvis vi oplever, at der kunne være et relevant match til en given stilling/rolle hos os. På denne baggrund udvælges kandidaten eventuelt til ansættelsessamtale(r). I så fald kontaktes kandidaten for nærmere aftale herom. De kandidater, som ikke bliver udvalgt til samtale på baggrund af en uopfordret ansøgning, får ikke nærmere besked.

Ledig stilling: Vi vurderer specifikt hver enkelt ansøgers kvalifikationer i forhold til den opslåede stilling. Når vi har læst ansøgningerne, udvælger vi relevante kandidater til ansættelsessamtale(r). De kandidater, som ikke er blevet indkaldt til samtale, får besked om dette.

4. Hvis vi udvælger dig til ansættelsessamtale

Skulle du komme til samtale hos os, vil vi i forbindelse med ansættelsessamtalen modtage yderligere oplysninger om dig, som vi noterer til brug for det videre rekrutteringsforløb.

Vi anvender databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (b) som hjemmel, da der er tale om personoplysninger, som du selv har oplyst med henblik på at blive ansat.

4.1 Oplysninger fra sociale medier

Ved rekruttering til stillinger med fokus på kunde- og/eller samarbejdsrelationer kan det være relevant, at vi foretager en søgning på sociale medier, f.eks. LinkedIn, Facebook og Instagram samt evt. foretager en Google-søgning.

Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (f) som hjemmel til at indhente oplysninger om kandidater fra sociale medier. Vi gør det for at kunne vurdere, om du har en profil, der passer ind i virksomheden og i den konkrete stilling.

4.2 Oplysninger fra personprofilanalyse

I forbindelse med rekruttering til nogle stillinger gennemfører virksomheden en personprofilanalyse. Vi vurderer altid, om det er relevant i forhold til den pågældende stilling. Formålet med analysen er at vurdere dine kompetencer og kvalifikationer som potentiel medarbejder og for at vurdere, om din profil passer ind i virksomheden og den konkrete stilling.

Vi anvender dit samtykke efter databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (a) som hjemmel til at behandle disse oplysninger, og du vil derfor blive bedt om at give dit samtykke, inden analysen gennemføres.

Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at kontakte os på kontaktoplysningerne ovenfor. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra dette tidspunkt. Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne frem til tidspunktet, hvor du trækker dit samtykke tilbage.

4.3 Oplysninger fra tidligere arbejdsgiver

I nogle stillinger er det nødvendigt at indhente referencer fra tidligere arbejdsgivere. Hvis vi indhenter referencer fra en eller flere af dine tidligere arbejdsgivere, registrerer vi oplysningerne, som vi modtager.

Vi anvender dit samtykke efter databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (a) som hjemmel til at behandle disse oplysninger, og du vil derfor blive bedt om at give dit samtykke, inden vi kontakter en eller flere af dine tidligere arbejdsgivere.

5. Hvis du bliver ansat

Hvis du bliver tilbudt en stilling i Aalborg Lufthavn, er der en række yderligere personoplysninger om dig, vi skal bruge. Dette vil du blive nærmere orienteret om på det tidspunkt, men det drejer sig blandt andet om neden for nævnte oplysninger.

5.1 Straffeattest og sikkerhedsgodkendelse

Det er et krav, at du skal kunne fremvise en ren straffeattest i forbindelse med en ansættelse i Aalborg Lufthavn, ligesom der skal kunne gennemføres en sikkerhedsgodkendelse af dig hos Politiet.

Vi beder først om straffeattest, når du er blevet tilbudt en stilling hos os, ligesom at vi først på det tidspunkt igangsætter en sikkerhedsgodkendelse hos Politiet

Vi anvender databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) c som hjemmel, når vi indhenter kopi af din straffeattest, da vi jf. EU-forordning 1998/2015, stk. 11.1 inden for civil luftfart har pligt til at gennemføre kontrol af medarbejders identitet samt strafferegister, beskæftigelse, uddannelse og evt. afbrydelser de seneste 5 år.

Vi anvender databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) c som hjemmel, når vi indhenter din samtykkeerklæring til videregivelse af dine oplysninger forud for sikkerhedsgodkendelse hos Politiet, da vi har pligt til at indhente udstedelse af adgangshjemmel til lufthavnens afspærrede område jf. Luftfartsloven, §70, 2. pkt.

Til visse roller skal der desuden kunne foretages en sikkerhedsgodkendelse hos PET. Dette sker også først efter, at du er blevet tilbudt ansættelse.

5.2 Kopi af gyldig billedlegitimation

Vi vil bede dig fremsende en kopi af gyldig billedlegitimation (kørekort eller pas), som vi opbevarer en kopi af. Formålet er at sikre, at du har samme identitet, som du udgiver dig for.

6. Opbevaring og sletning

Hvis du får afslag, sletter vi de oplysninger, vi har registreret om dig, inden for senest 6 måneder. Dog sletter vi resultatet af en eventuel personprofilanalyse, eventuelle oplysninger fra tidligere arbejdsgivere samt oplysninger fra søgning på sociale medier straks efter, at vi har givet dig afslag.

Inden udløbet af de 6 måneder vil du blive orienteret pr. mail, og her har du mulighed for aktivt at vælge at forny din ansøgning/CV hos os med yderligere 6 måneder, hvis du fortsat ønsker at være i betragtning til en stilling i Aalborg Lufthavn.

Hvis du bliver ansat, gemmer vi de oplysninger, som har været en del af rekrutteringsprocessen, i din personalemappe.

7. Andre modtagere, der kan behandle dine oplysninger

I forbindelse med rekrutteringsprocessen kan der være andre, der vil modtage dine personoplysninger. Dette kan være offentlige myndigheder eller udbydere, der leverer systemer og bistår med administrative funktioner, f.eks. rekrutteringsbureau, udbyder af personprofilanalyser, offentlige myndigheder i forbindelse med etablering af fleksjobs og tilsvarende ordninger.

8. Dine rettigheder

Efter lovgivningen i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven har du en række rettigheder.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte vores Databeskyttelsesrådgiver (DPO) eller HR-afdelingen.

8.1 Indsigtsret
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

8.2 Indsigelsesret
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

8.3 Korrektionsret
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

8.4 Sletningsret
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

8.5 Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne - bortset fra opbevaring - med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

8.6 Ret til at transmittere oplysninger
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Klage til Datatilsynet

Du har mulighed for at klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.